Với phên bản office 2007 trở về sau này thì giao diễn cũng như chức năng của office có nhiều thay đổi vì vậy người dùng chuyển từ office 2003 sang 2010 sẽ cảm thấy khó sử dụng. Hôm nay thuthuatso.com xin chia sẻ với các bạn thủ thuật trộn thư mail merge trong word 2010.
Vậy Mail merge là gi? ta chỉ cần hiểu đơn giản mail merge là chức năng tạo ra các văn bản có nội dung giống nhau từ một văn bản chính kết hợp với một nội dung chi tiết khác nhau từ một văn bản dữ liệu.
Ví dụ như ta muốn in giấy khen cho một loạt danh sách học sinh thì chỉ cần tạo một văn bản mẫu giấy khen và cơ sở dữ liệu sẽ là file danh sách học sinh được khen thưởng.
Nào ta bắt tay vào làm việc. Mình sẽ làm một file in giấy khen làm mẫu.
1. Chuẩn bị: tạo một văn bản mẫu giấy khen
Một danh sách học sinh và danh hiệu, lớp
2, Tiến hành:
Mở file mẫu giấy khen lên
Nhấn vào tab Mailings => Start mailmerge => Step by step mail merge wizard ...
Xuất hiện công cụ mailmerge ở bên trái của sổ làm việc
Tại "Select document type" nhấn chọn "Letters"
Nhấn chọn "Next: Startings document"
Tiếp tục nhấn chọn "Next : select recipients" => "Browse ..."để lấy dữ liệu từ file danh sách.
Tìm đến file danh sách đã chuẩn bị sẵn. Nhấn chọn file và "Open"
Lúc này một của số hiện lên yêu cầu bạn lựa chọn sheet nào. bạn chọn sheet có danh sách cần lấy dữ liệu rồi chọn OK
Tiếp đến là lựa chọn sắp xếp ... có thể bỏ qua bước này bằng cách nhấn chọn OK
Nhấn chọn "Next: write your letters" => đặt trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu. VD ở đây mình sẽ đặt sau EM: để chèn tên học sinh trước. Sau đó nhấn chọn "More Items ..."
Của sổ Insert Merge Field hiện ra, ta lựa chọn cột dữ liệu cho phù hợp. Vì ở đây chèn Họ và tên trước nên mình sẽ chọn cột họ và tên rồi nhấn "Insert" => "Close"
Tiếp đến các dữ liệu khác ta cũng làm tương tự như vậy cho đến hết dữ liệu cần chèn. Kết quả như sau
Chọn tiếp "Next: Preview your letters" để xem thành quả và nhấn "Next: Complete the merge"
Vậy là xong. Các bạn thực hiện theo video hướng dẫn sau
Vậy Mail merge là gi? ta chỉ cần hiểu đơn giản mail merge là chức năng tạo ra các văn bản có nội dung giống nhau từ một văn bản chính kết hợp với một nội dung chi tiết khác nhau từ một văn bản dữ liệu.
Ví dụ như ta muốn in giấy khen cho một loạt danh sách học sinh thì chỉ cần tạo một văn bản mẫu giấy khen và cơ sở dữ liệu sẽ là file danh sách học sinh được khen thưởng.
Nào ta bắt tay vào làm việc. Mình sẽ làm một file in giấy khen làm mẫu.
1. Chuẩn bị: tạo một văn bản mẫu giấy khen
Một danh sách học sinh và danh hiệu, lớp
2, Tiến hành:
Mở file mẫu giấy khen lên
Nhấn vào tab Mailings => Start mailmerge => Step by step mail merge wizard ...
Xuất hiện công cụ mailmerge ở bên trái của sổ làm việc
Tại "Select document type" nhấn chọn "Letters"
Tiếp tục nhấn chọn "Next : select recipients" => "Browse ..."để lấy dữ liệu từ file danh sách.
Tìm đến file danh sách đã chuẩn bị sẵn. Nhấn chọn file và "Open"
Lúc này một của số hiện lên yêu cầu bạn lựa chọn sheet nào. bạn chọn sheet có danh sách cần lấy dữ liệu rồi chọn OK
Tiếp đến là lựa chọn sắp xếp ... có thể bỏ qua bước này bằng cách nhấn chọn OK
Nhấn chọn "Next: write your letters" => đặt trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu. VD ở đây mình sẽ đặt sau EM: để chèn tên học sinh trước. Sau đó nhấn chọn "More Items ..."
Của sổ Insert Merge Field hiện ra, ta lựa chọn cột dữ liệu cho phù hợp. Vì ở đây chèn Họ và tên trước nên mình sẽ chọn cột họ và tên rồi nhấn "Insert" => "Close"
Tiếp đến các dữ liệu khác ta cũng làm tương tự như vậy cho đến hết dữ liệu cần chèn. Kết quả như sau
Chọn tiếp "Next: Preview your letters" để xem thành quả và nhấn "Next: Complete the merge"
Vậy là xong. Các bạn thực hiện theo video hướng dẫn sau
